Ob kleine oder große Wohneigentumsgemeinschaften: Alle benötigen eine professionelle Hausverwaltung. Bei der Auswahl des richtigen Verwalters und beim Zusammenspiel mit den Eigentümern gibt es allerdings viele Dinge zu beachten.
Grundlage für die Beschäftigung eines Hausverwalters ist das Wohneigentumsgesetz (WEG). Darin ist zum Beispiel auch schon festgelegt, dass ein Verwalter beschäftigt werden muss, sofern ein Eigentümer der Gemeinschaft dies fordert. Ab einer bestimmten Größe wird der Hausverwalter zum gesetzlich vorgeschriebenen Regelfall.
Die Aufgaben eines Verwalters sind so komplex, dass sie eigentlich nur mit einer entsprechenden Qualifikation wahrnehmbar sind. Man könnte die Rolle des Verwalters als eine Art GmbH-Geschäftsführer beschreiben, der einerseits die Interessen der Gemeinschaft nach außen vertritt, andererseits aber auch direkt Dienstleistungen und Aufgaben innerhalb der Gemeinschaft übernimmt.
Trotz Verträgen und gesetzlicher Regelungen ist dennoch die Position des Verwalters vielen Eigentümern oder auch Mietern oft unklar. Der Verwalter kümmert sich nicht um Vermietungsangelegenheiten, ist deshalb zum Beispiel auch nicht der Ansprechpartner für den Mieter. Sollte eine Eigentumswohnung vermietet sein, darf sich der Mieter mit seinen Anliegen nie direkt an den Verwalter wenden. Sein Ansprechpartner ist einzig der Vermieter.
Für den Eigentümer endet die Zuständigkeit des Verwalters beim Sondereigentum. Und wenn in der Wohnung Schimmel auftritt, ist es nicht Aufgabe des Verwalters, sich hierum zu kümmern. Es sei denn, der Grund für den Schimmel ist zum Beispiel ein undichtes Rohr und somit Gemeinschaftseigentum.
Diese Unsicherheit bei Eigentümern äußert sich auch in der Jahresversammlung, die ein Verwalter mindestens einmal im Jahr einberufen muss. Hier werden der Jahresabschluss und zum Beispiel auch geplante Investitionen diskutiert. Wer hier allerdings eine Stimmrechtsvollmacht erteilt, der kann nicht mitbestimmen.
Die Aufgaben des Verwalters können sehr unterschiedlich sein. Vieles hängt hier von dem Vertragswerk ab.
Über die gesetzlich festgelegten Aufgaben hinaus, wie etwa die Haushaltsführung, die Vertretung der Gemeinschaft nach außen oder auch die Instandhaltung, kann der Verwalter weitere - auch gesondert zu bezahlende - Aufgaben übernehmen, wie etwa die Bauaufsicht bei einer energetischen Sanierung der Immobilie. Oder sogar Vermietungsangelegenheiten, wobei dies dann zwischen dem Eigentümer und dem Verwalter in einem gesonderten Vertrag festgelegt werden muss.
"Ein guter Verwalter kostet ein angemessenes Honorar, ein Schlechter kostet Sie ein Vermögen."
Die Kosten für den Verwalter können sehr unterschiedlich sein. Ein Vergleich lohnt sich. Kriterien sind unter anderem die Anzahl der Wohneinheiten und der Zustand der Immobilie.
Bei einer Anlage mit 50 Einheiten können die Verwaltungskosten z.B. unter 20,00 € pro Einheit betragen. Bei einem Haus mit nur drei Wohnungen kann das Entgelt pro Wohnung ohne weiteres 35,00 € betragen.
Daneben können aber etwa für die Baubegleitung, die Abwicklung für Versicherungsschäden oder einfach auch für die Kopie von Dokumenten diverse zusätzliche Leistungen anfallen, die extra kosten. Bei unvorhergesehenen Verwalterleistungen veranschlagen Hausverwaltungen je nach Status des eingesetzten Mitarbeiters Stundensätze bis zu 100,00 €.
Bei der Auswahl des richtigen Verwalters helfen neben der Mund-zu-Mund-Propaganda auch ein Blick in Internetforen oder Fachveranstaltungen von Immobilienverbänden. Wichtige Kriterien sind zum Beispiel die örtliche Nähe, denn nur dann kann der Eigentümer auch realistisch von seinem Recht Gebrauch machen, die Unterlagen einzusehen, sowie die Spezialisierung auf den eigenen Gemeinschaftstyp.
Sehr wichtig ist auch der Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflichtversicherung. Sonst bleibt die Eigentümergemeinschaft womöglich auf dem Schaden sitzen, der durch die Verwaltertätigkeit entstanden sein könnte. Es kann auch nicht schaden, sich über die finanziellen Gegebenheiten des eigenen Verwalters generell zu informieren.
Ist dann einmal der Verwalter berufen und der Vertrag geschlossen, lässt sich oft über mehrere Jahre nichts mehr daran ändern. Deshalb ist auch eine gute Vorauswahl wichtig.